TÉRMINOS Y CONDICIONES ROLES Y RESPONSABLIDADES

Los términos en mayúscula inicial que utilicemos en estos términos y condiciones tendrán el significado que les damos en el Reglamento de Uso de la App Nequi Negocios y en las condiciones aplicables a tu depósito de bajo monto o cuenta de ahorros en Nequi (en adelante, tu “Nequi”), salvo que aquí indiquemos algo diferente. Estos términos complementan dicho Reglamento y se entenderán como parte integral de las condiciones de uso de la App Nequi Negocios.

1. ¿QUÉ ES ESTA FUNCIONALIDAD?

Sabemos que, cuando usas Nequi Negocios para las operaciones de tu establecimiento de comercio, puede ser necesario que otras personas de tu equipo participen en la gestión del negocio, consulten información o utilicen las funcionalidades disponibles en la App.

Por eso, desde la App Nequi Negocios podremos habilitar una funcionalidad que te permita autorizar a terceros para acceder a la aplicación, asignándoles perfiles específicos de acuerdo con el rol que desempeñan dentro de tu negocio.

Con esta funcionalidad podrás:

• Crear perfiles de usuario para terceros (en adelante, “Usuarios Autorizados”), vinculados a la operación de tu establecimiento de comercio;

• Asignar roles y permisos diferenciados según las necesidades de tu negocio, como, por ejemplo, perfiles de administrador o vendedor;

• Permitir que dichos Usuarios Autorizados accedan a la App Nequi Negocios con su propio mecanismo de autenticación, y realicen las acciones o consulten la información que se encuentre habilitada según el rol asignado.

Esta funcionalidad está diseñada para que puedas gestionar el uso de la App dentro de tu negocio, sin necesidad de compartir tus credenciales o permitir el acceso total a tu Nequi.

Al habilitar esta funcionalidad, declaras y aceptas que:

• Los Usuarios Autorizados actúan por tu cuenta y bajo tu responsabilidad, en el marco de los permisos que hayas definido;

• Cuentas con las autorizaciones necesarias para vincularlos y permitirles el acceso a la App Nequi Negocios en los términos aquí previstos;

• Esta funcionalidad no implica la cesión, sustitución ni transferencia de la titularidad de Tu Nequi, la cual se mantiene exclusivamente en cabeza tuya como cliente de Nequi.

2. ¿CÓMO FUNCIONA?

A continuación, te contamos las principales acciones que podrás realizar cuando esta funcionalidad se encuentre habilitada en la App Nequi Negocios. Ten presente que podremos definir pasos, validaciones, condiciones o medidas de seguridad adicionales para proteger Tu Nequi, la información de tu negocio y de los Usuarios Autorizados:

• Crear y vincular Usuarios Autorizados:

Desde la App Nequi Negocios podrás crear perfiles para Usuarios Autorizados, registrando la información que definamos para su vinculación, como su número de celular u otros datos necesarios para su identificación. Al momento de crear un Usuario Autorizado:

• Deberás aceptar estos términos y declarar que la persona que estás vinculando está relacionada con la operación de tu negocio, y que cuentas con la autorización necesaria para permitirle el acceso a la App;

• El Usuario Autorizado deberá completar los pasos de validación y autenticación que definamos, los cuales podrán incluir mecanismos como códigos OTP, validaciones de identidad, activación de credenciales u otros controles de seguridad;

• Una vez finalizado el proceso de validación, el Usuario Autorizado podrá acceder a la App Nequi Negocios de acuerdo con el rol asignado.

• Asignar roles y permisos:

Al vincular un Usuario Autorizado, podrás asignarle un rol específico dentro de la App, el cual definirá las acciones que puede realizar y la información a la que puede acceder. Podremos habilitar diferentes tipos de roles, como, por ejemplo:

• Administrador: con permisos para gestionar aspectos de la App, incluyendo la administración de Usuarios Autorizados y otras funcionalidades que definamos;  

• Vendedor u otros roles operativos: con permisos limitados para realizar o apoyar la operación del negocio, como consultar información transaccional y los medios de pago disponibles para tu negocio.

Ten presente que:

• Los permisos de cada rol serán definidos por Nequi y podrán ser limitados, modificados o ampliados por razones de seguridad, experiencia, tecnología o cumplimiento normativo;  

• El acceso del Usuario Autorizado estará restringido exclusivamente a las funcionalidades y niveles de información correspondientes al rol asignado.

• Acceso individual a la App:

Cada Usuario Autorizado accederá a la App Nequi Negocios con sus propios mecanismos de autenticación, los cuales podrán incluir clave, biometría, autenticación por dispositivo u otros controles que implementemos. En ningún caso será necesario que compartas tus credenciales con terceros para el uso de esta funcionalidad.

• Eliminar o revocar accesos:  

Podrás eliminar o revocar el acceso de los Usuarios Autorizados en cualquier momento desde la App o a través de los canales que habilitemos. Ten presente que:

• Una vez revocado el acceso, el Usuario Autorizado no podrá seguir accediendo a la App ni a la información del negocio en el marco de esta funcionalidad;

• Podremos implementar validaciones adicionales para completar este proceso;

• En algunos casos, podremos notificar al Usuario Autorizado sobre la eliminación de su acceso, por razones de seguridad o transparencia.

• Así mismo, el Usuario Autorizado podrá, de manera autónoma, solicitar la eliminación de su acceso a esta funcionalidad, a través de los canales de atención que habilitemos, incluyendo la línea de atención de Nequi. Para estos efectos, podremos solicitar la validación de su identidad antes de gestionar la solicitud.

• Controles y validaciones adicionales:

Para habilitar, mantener o administrar esta funcionalidad, podremos:

• Solicitar confirmaciones del titular del negocio;

• Exigir autenticaciones reforzadas para ciertas acciones (por ejemplo, creación o eliminación de usuarios);

• Limitar la cantidad de Usuarios Autorizados o los roles disponibles;

• Restringir, suspender o bloquear accesos cuando identifiquemos riesgos de seguridad, fraude, uso indebido o inconsistencias en la información.

3. ¿QUÉ INFORMACIÓN Y ACCIONES PODRÁN VER Y REALIZAR LOS USUARIOS AUTORIZADOS?

Los Usuarios Autorizados podrán consultar información y realizar acciones dentro de la App Nequi Negocios de acuerdo con el rol que les hayas asignado y con las funcionalidades que se encuentren habilitadas en cada momento. El alcance de dicho acceso dependerá de los permisos definidos para cada rol y podrá comprender, de manera general, la consulta de información relacionada con la operación de tu negocio, así como el uso de funcionalidades que apoyen su gestión operativa dentro de la App. Esto podrá incluir, entre otros, la visualización de información general del negocio, confirmaciones de pagos o transferencias recibidas, datos asociados a las transacciones realizadas a través de los medios habilitados en la App, así como reportes o resúmenes de operaciones, cuando estas opciones se encuentren disponibles.

En todo caso, entiendes y aceptas que la información a la que podrán acceder los Usuarios Autorizados podrá ser total o parcial, y que Nequi podrá limitar, ocultar, segmentar o modificar dicha información en cualquier momento por razones de seguridad, experiencia, tecnología o cumplimiento normativo. Así mismo, dependiendo del rol asignado, los Usuarios Autorizados podrán utilizar funcionalidades operativas habilitadas en la App Nequi Negocios para apoyar la gestión del negocio. El alcance de estas funcionalidades será definido por Nequi y estará sujeto tanto a las restricciones propias del rol como a las condiciones aplicables a cada producto o servicio. En consecuencia, no todos los Usuarios Autorizados tendrán acceso a las mismas funcionalidades ni podrán realizar las mismas acciones dentro de la App.

Cada rol tendrá un alcance específico de permisos, el cual podrá ser definido y ajustado por Nequi en cualquier momento. Por ejemplo, algunos roles podrán incluir funcionalidades de administración de la App, como la gestión de Usuarios Autorizados, mientras que otros estarán limitados a funciones operativas relacionadas con la ejecución de actividades del negocio. En todos los casos, las acciones realizadas por los Usuarios Autorizados dentro de la App se entenderán efectuadas por tu cuenta y dentro del alcance de la autorización que les hayas otorgado mediante la asignación de su rol.

Adicionalmente, para determinadas acciones, podremos exigir validaciones adicionales, autenticaciones reforzadas o confirmaciones por tu parte como titular del negocio, con el fin de proteger la seguridad de Tu Nequi, la información de tu negocio y la correcta ejecución de las operaciones.

El acceso de los Usuarios Autorizados estará limitado exclusivamente a las funcionalidades, niveles de información y permisos asociados al rol asignado, por lo que no podrán consultar información ni realizar acciones distintas a las que se encuentren expresamente habilitadas. Nequi podrá, en cualquier momento, establecer restricciones adicionales, modificar los niveles de acceso o ajustar los permisos por razones de seguridad, prevención de fraude, cambios tecnológicos o cumplimiento de la normatividad aplicable.

Ten presente que las funcionalidades, los niveles de acceso, la información disponible y el alcance de las acciones que podrán realizar los Usuarios Autorizados podrán cambiar con el tiempo. Estos cambios podrán responder a mejoras en la experiencia, ajustes operativos, necesidades de seguridad o cumplimiento de la normatividad aplicable, y te serán informados a través de los canales que tengamos habilitados.

4. ¿QUÉ DEBES TENER EN CUENTA SI ERES UN USUARIO AUTORIZADO?

Si el titular de un negocio te invita a acceder a la App Nequi Negocios como Usuario Autorizado, deberás leer y aceptar estos términos antes de activar tu acceso. Al aceptarlos, declaras que conoces el rol que te fue asignado, las funcionalidades que podrás utilizar y la información a la que podrás acceder.

Tu acceso se origina en la autorización otorgada por el titular del negocio y estará limitado a los permisos y funcionalidades habilitados para tu rol. Ser Usuario Autorizado no te convierte en titular de su Nequi ni te otorga derechos sobre los recursos depositados en este.

Deberás ingresar utilizando tus propios mecanismos de autenticación, mantenerlos bajo reserva y abstenerte de permitir su uso por otras personas. Si pierdes tu dispositivo, sospechas que tus mecanismos de autenticación han sido comprometidos o identificas una actuación que no reconoces, deberás informarlo inmediatamente a Nequi a través de sus canales de atención.

La información del negocio, de sus operaciones y de terceros a la que tengas acceso deberá ser utilizada exclusivamente para las actividades autorizadas por el titular del negocio. No podrás compartirla, divulgarla ni utilizarla para fines personales, ilegales o distintos de la operación del negocio. Tampoco podrás intentar acceder a información o funcionalidades diferentes de las habilitadas para tu rol.

El titular del negocio podrá modificar o eliminar tu acceso en cualquier momento. Nequi también podrá limitarlo, suspenderlo, bloquearlo o cancelarlo por razones de seguridad, prevención del fraude, uso indebido, cumplimiento normativo o protección de la App y de terceros. También podrás solicitar directamente la eliminación de tu acceso a través de la línea de atención de Nequi o de los demás canales que habilitemos, previa validación de tu identidad.

5. ¿PARA QUÉ SE USARÁN LOS DATOS Y ACCESOS DE LOS USUARIOS AUTORIZADOS?  

Al aceptar estos términos como Usuario Autorizado, autorizas a Nequi para tratar los datos personales y la información relacionada con el uso que hagas de la App Nequi Negocios, con el fin de validar tu identidad, habilitar y administrar tu acceso, gestionar el rol y los permisos que te hayan sido asignados, registrar las consultas y acciones que realices, prevenir fraudes, proteger la seguridad de la App y cumplir las obligaciones legales y regulatorias aplicables.

Nequi podrá informar al titular del negocio sobre la activación, estado, modificación, suspensión, bloqueo o eliminación de tu acceso, así como sobre la información necesaria para administrar tus permisos, proteger la seguridad del negocio y atender solicitudes o reclamaciones. Tus datos serán tratados de conformidad con la Política de Tratamiento de Datos Personales de Nequi y podrás ejercer los derechos previstos en la ley a través de los canales que tengamos habilitados.

La funcionalidad de Roles y Responsabilidades tiene una finalidad específica: permitirte gestionar el acceso de terceros a la App Nequi Negocios para apoyar la operación de tu establecimiento de comercio, mediante la asignación de roles y permisos diferenciados.

Para ello, será necesario recolectar, usar y tratar los datos personales de los Usuarios Autorizados que vincules, así como la información relacionada con su actividad dentro de la App. En consecuencia, los datos personales de los Usuarios Autorizados serán utilizados por Nequi únicamente para:

• Habilitar su acceso a la App Nequi Negocios;

• Validar su identidad y gestionar sus mecanismos de autenticación;

• Administrar los roles, permisos y accesos dentro de la funcionalidad;

• Permitir la consulta de información y ejecución de acciones conforme al rol asignado;

• Garantizar la seguridad de la App, prevenir fraudes y gestionar riesgos;

• Cumplir con las obligaciones legales y regulatorias aplicables.

Al hacer uso de esta funcionalidad, declaras, garantizas y te obligas a que únicamente registrarás como Usuarios Autorizados a personas respecto de las cuales cuentes con la autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales, de conformidad con la normatividad vigente.

Así mismo, te obligas a:

• Informar a los Usuarios Autorizados que sus datos serán utilizados para habilitar su acceso a la App Nequi Negocios y gestionar su participación en la operación del negocio;

• Obtener las autorizaciones necesarias cuando a ello haya lugar;

• Utilizar los datos personales de los Usuarios Autorizados exclusivamente para finalidades relacionadas con la operación de tu negocio y el uso de esta funcionalidad;

• Mantener actualizada la información registrada y eliminar oportunamente a los Usuarios Autorizados cuando dejen de tener relación con la operación de tu negocio o cuando ya no deban tener acceso.

Nequi tratará los datos personales de los Usuarios Autorizados en los términos previstos en su Política de Tratamiento de Datos Personales y en las autorizaciones que correspondan, con el fin de habilitar, operar, administrar y mejorar esta funcionalidad, así como para cumplir con sus obligaciones legales, regulatorias y de prevención de riesgos. Para estos efectos, Nequi podrá:

• Recolectar y almacenar la información necesaria para la identificación y autenticación de los Usuarios Autorizados;

• Procesar la información asociada a su uso de la App, incluyendo accesos, consultas y acciones realizadas;

• Implementar controles de seguridad, monitoreo y análisis de comportamiento para prevenir fraudes o usos indebidos;

• Compartir la información con proveedores, aliados o terceros necesarios para la operación de la funcionalidad, en los términos autorizados por la ley.

La información de los Usuarios Autorizados y la información a la que estos tengan acceso en la App Nequi Negocios será utilizada exclusivamente para las finalidades descritas en esta sección. En ese sentido:

• No podrás utilizar esta funcionalidad para recolectar o tratar datos personales de terceros de manera indebida;

• Los Usuarios Autorizados no podrán utilizar la información a la que accedan para fines distintos a los relacionados con la operación del negocio;

• La información disponible a través de esta funcionalidad no podrá ser utilizada para fines ilegales, no autorizados o contrarios a la normatividad aplicable.

Los Usuarios Autorizados podrán ejercer sus derechos en materia de protección de datos personales en los términos previstos en la ley y en la Política de Tratamiento de Datos Personales de Nequi, a través de los canales de atención que habilitemos.

En particular, podrán solicitar la actualización, corrección o supresión de sus datos personales cuando a ello haya lugar, sin perjuicio de las condiciones necesarias para la operación de esta funcionalidad y del cumplimiento de las obligaciones legales que apliquen.

6. TEN PRESENTE QUE

Antes de usar esta funcionalidad, es importante que conozcas algunas condiciones sobre su alcance, tus responsabilidades y los límites aplicables. Estas condiciones buscan proteger la seguridad de Tu Nequi, la operación de tu negocio y la información de los Usuarios Autorizados y de terceros:

• Al habilitar y usar esta funcionalidad, entiendes y aceptas que eres el único responsable de la creación, asignación, modificación y eliminación de los Usuarios Autorizados, así como de los roles y permisos que les otorgues. En ese sentido, te corresponde gestionar de manera diligente los accesos a la App, verificando que las personas vinculadas estén efectivamente autorizadas y que los permisos asignados sean adecuados para su función dentro de tu negocio.

• Las acciones realizadas por los Usuarios Autorizados dentro de la App Nequi Negocios se entenderán efectuadas por tu cuenta, dentro del alcance de los permisos que les hayas asignado. Por lo tanto, asumes la responsabilidad por las acciones, operaciones, consultas o gestiones que estos realicen mediante esta funcionalidad, salvo en los casos en que exista responsabilidad atribuible a Nequi.

• Debes mantener bajo revisión permanente los accesos que has otorgado y eliminar oportunamente a los Usuarios Autorizados cuando dejen de estar vinculados a la operación de tu negocio, cambien de rol o ya no deban tener acceso a la App. El mantenimiento de accesos innecesarios o desactualizados podrá generar riesgos operativos, de seguridad o de uso indebido, los cuales serán de tu responsabilidad.

• Así mismo, te obligas a no utilizar esta funcionalidad para permitir el acceso a personas no autorizadas, realizar actividades ilegales o desarrollar usos indebidos de la App, incluyendo el acceso, uso o divulgación no autorizada de información de terceros.

• Ten presente que los Usuarios Autorizados podrán acceder a información relacionada con la operación de tu negocio y, eventualmente, a información asociada a las transacciones realizadas mediante la App. Por esta razón, eres responsable de definir adecuadamente los permisos y niveles de acceso, así como de garantizar que dichos usuarios hagan un uso adecuado de la información a la que acceden en el marco de sus funciones.

• Nequi no será responsable por los perjuicios que puedan derivarse de la selección inadecuada de Usuarios Autorizados, de la asignación incorrecta de roles o permisos, de la omisión en la eliminación oportuna de accesos, o del uso indebido que estos realicen de la información o funcionalidades de la App, salvo en los casos en que dichos perjuicios sean atribuibles directamente a Nequi.

• Para efectos de seguridad, prevención de fraude, cumplimiento normativo o funcionamiento de la App, podremos limitar, suspender, bloquear o cancelar el acceso de uno o varios Usuarios Autorizados, así como restringir el uso de esta funcionalidad, cuando identifiquemos riesgos asociados a posibles fraudes, usos indebidos, inconsistencias en la información, o cualquier otra situación que pueda afectar la seguridad de Tu Nequi, de la App, de otros usuarios o de terceros.

• La disponibilidad y correcto funcionamiento de esta funcionalidad depende del funcionamiento de la App, de los dispositivos utilizados, de la conectividad a internet, de los operadores móviles y de los servicios tecnológicos involucrados. Por lo tanto, no garantizamos que el acceso o uso de la funcionalidad por parte de los Usuarios Autorizados sea continuo, inmediato o libre de interrupciones.

• Finalmente, esta funcionalidad no implica en ningún caso la cesión, delegación ni transferencia de la titularidad de Tu Nequi ni de la relación contractual que mantienes con Nequi. En consecuencia, continúas siendo el único titular del producto y el responsable frente a Nequi por su uso.

7. VIGENCIA, MODIFICACIONES Y/O LIMITACIONES DE USO

El presente documento tiene una vigencia indefinida. Nequi podrá cancelar, limitar, adicionar o modificar los términos y condiciones de este, de lo cual te daremos aviso previo a través de nuestro sitio web o en otro medio y/o canal. Una vez te informemos, el cambio, tienes el derecho de pronunciarte para su aceptación o terminación dentro de los quince (15) días calendario siguientes; o manifiesta tu voluntad de cancelar la App y continúas haciendo uso de la misma, entenderemos que aceptas las modificaciones introducidas, de conformidad con el artículo 854 del Código de Comercio en cuanto a la aceptación tácita.

Todo el Software y cualquier tipo de código usado en la App, es propiedad de Nequi, de sus proveedores y/o de Aliados que expongan sus servicios en la App, está protegido por las leyes colombianas y tratados internacionales sobre propiedad intelectual, y por lo tanto, cualquier reproducción o redistribución está prohibida por la ley y podrá conllevar sanciones civiles y penales. No puedes licenciar, vender, revender, re-licenciar, asignar, distribuir, anunciar, explotar o sacar provecho comercial alguno de la App, las marcas, las herramientas o el servicio que provee Nequi.  

Estos términos hacen parte de las condiciones de uso de la App Nequi y deben leerse junto con el Reglamento de Uso de Canal App Nequi. Lo que no esté regulado expresamente aquí se regirá por dicho Reglamento, por las condiciones aplicables a Tu Nequi, a las Llaves, al Código QR interoperable y por las demás normas aplicables.

No puedes ceder ni hacerte sustituir por terceros en virtud de la relación que se origina por el presente Reglamento.  

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